Poste en CDI à pourvoir pour juin 2021
Pour notre cabinet d’avocats spécialisé en droit des affaires, nous recherchons un Office Manager (H/F), pour un poste orienté à la fois juridique (suivi des formalités légales et assistance juridique) et office management (gestion de la vie du cabinet, facturation).

1. Environnement du poste
Cabinet intervenant dans des opérations de M&A, de Private Equity et de Due Diligence pour une clientèle d’entreprises, d’industriels et de fonds d’investissement.

Equipe composée de 8 personnes (2 associés, 5 avocats et un office manager).
Rythme de travail soutenu dans une ambiance sereine. Poste en contact direct avec les clients et les prestataires.
Bureaux situés dans un hôtel particulier proche de la place de l’Etoile (Paris 16ème)

2. Descriptif du poste

2.1. Assistance juridique
 Gestion des formalités légales
o Gestion, suivi et vérification des formalités légales générées par les dossiers traités par le cabinet
o Prise en charge des demandes de formalités légales formulées par les clients
o Suivi et vérifications des formalités légales traitées par le formaliste extérieur

 Assistance juridique
o Mise à jour régulière de différents outils de suivi juridique sous tous types de support (i.e. SharePoint) utilisés en interne ou destinés à la clientèle.
o Suivi permanent de la tenue des registres légaux (reports/signatures).

2.2. Office Management – Facturation client et vie du cabinet
 Gestion de la facturation client
o Etablissement de la facturation mensuelle à partir du logiciel TEMPS 2000 sous la supervision d’un associé
o Suivi des encaissements et des relances clients
o Tenue des tableaux de suivi de facturation et d’encaissements
o Préparation des propositions d’honoraires/de budgets

 Office Management – Vie du cabinet – Support et secrétariat
o Rédaction/mise en forme de tout type de document (actes, rapports, présentations etc…)
o Organisation et suivi du classement électronique/papier des dossiers, archivage
o Suivi des abonnements/de la documentation
o Gestion des commandes et des relations avec les fournisseurs
o Suivi du parc informatique
o Organisation des évènements du cabinet
o Assurer une fonction d’accueil physique et téléphonique (pour 30mn environ/une fois par semaine)

3. Qualités requises
o Autonomie dans la gestion et l’organisation du temps de travail
o Sens du service et des priorités/délais
o Forte capacité d’écoute et d’anticipation des besoins
o Facultés d’initiative, de souplesse, de proactivité
o Grande discrétion, intégrité et confidentialité
o Précision et rigueur dans l’accomplissement des tâches
o Maîtrise parfaite du Pack Office
o Excellente expression écrite et orale
o Anglais courant

4. Formation – Expérience
Idéalement Bac / BTS/ DUT
Formation juridique appréciée
Notions de comptabilité
Au moins 3 à 5 ans d’expérience en cabinet d’avocats, auprès d’une direction juridique ou d’un secrétariat général.

Pour postuler adresser CV et lettre de motivation à “contact@lexton-avocats.com”